Afspraak schriftelijk bevestigen |
  
|
Afspraak schriftelijk bevestigen |
|
Met behulp van de knop Bevestiging in de agenda is het mogelijk om een vastgelegde afspraak schriftelijk te bevestigen.
●Klik op de knop 
op de werkbalk.
●Klik in de agenda op de afspraak die u wilt bevestigen.
●Klik op de knop Bevestiging.
●De melding Wilt u een bevestiging per E-mail versturen? verschijnt op het scherm.
●Klik in de melding op Ja als u de bevestiging wilt e-mailen.
Er wordt direct een nieuw e-mailbericht in uw mailprogramma geopend waarbij het e-mailadres al in het veld Aan en de tekst Afspraakbevestiging in het veld Onderwerp is ingevuld. Het e-mailadres van de relatie moet dan uiteraard wel zijn vastgelegd.
●Maak het e-mailbericht verder af en verzend het.
of
●Klik op Nee als u de afspraak met een faxbericht wilt bevestigen.
Het venster Brief aan wordt geopend.
●Klik op de knop Invoer.
In de lijst Medewerker is standaard de gebruiker geselecteerd die in het programma is ingelogd. Deze medewerker wordt automatisch als ondertekenaar van de afspraakbevestiging ingevuld. Indien gewenst, selecteert u een andere medewerker. In de lijst Brieven is de sjabloon Afspraakbev binnen.dot geselecteerd en in het veld Ons kenmerk wordt automatisch een kenmerk ingevuld dat is opgebouwd uit het relatienummer, de afkorting van de gebruiker en de systeemdatum.
In het veld Uw kenmerk kunt u het kenmerk van de contactpersoon invullen en in het veld Betreft is Afspraakbevestiging ingevuld. Afhankelijk van de geselecteerde sjabloon kunnen beide in het document worden opgenomen. In de lijst Contactpersonen kunt u indien nodig een (andere) contactpersoon selecteren.
●Klik op OK.
Het document wordt gegenereerd en in Word geopend.
●Controleer het faxbericht in Word, pas zo nodig de tekst aan en druk het faxbericht af.
●Het faxbericht wordt standaard opgeslagen in de map …/Informer/Data/Brieven. Het kan zijn dat een andere locatie is vastgelegd (zie CRM-gegevens vastleggen).
●Sluit het document en Word.
U keert terug in het venster Brief aan.
●Klik op de knop Terug om terug te keren naar de agenda.