Navigation:  Telebankieren > Automatische incasso verwerken

 

Het aanmaken en verwerken van een opdracht tot automatische incasso werkt als volgt:

●Klik op de knop op de werkbalk.

Het venster Incasso of Ophalen onderliggende bestanden wordt geopend.

Als er meerdere eigen rekeningen zijn vastgelegd, wordt eerst het venster Ophalen onderliggende bestanden getoond. Hierin geeft u aan met welke bankrekening u aan de slag wilt. Na selectie wordt het venster Incasso weergegeven waarin het nummer van de geselecteerde bankrekening boven in het venster wordt getoond.

In het venster Incasso maakt u een eerste selectie van de verkoopfacturen die u wilt incasseren. Zo selecteert u in het veld Debiteur een debiteur als u alleen de facturen van een bepaalde debiteur wilt incasseren. Laat u het veld leeg, dan worden de facturen van alle debiteuren meegenomen.

In het veld Vervaldatum is standaard de huidige datum ingevuld. Laat deze datum staan als u alleen verkoopfacturen die op of voor deze datum zijn vervallen, wilt selecteren voor de incasso-opdracht. U kunt ook een andere vervaldatum invoeren of het veld leegmaken waardoor alle facturen ongeacht de vervaldatum worden geselecteerd.

Als valuta van de facturen wordt in het Valuta de euro (EUR) standaard ingevuld. Wilt u alleen facturen meenemen die in een andere valuta zijn vastgelegd, wijzig EUR dan in die andere valuta. Wilt u alle verkoopfacturen ongeacht de valuta meenemen, maak dan het veld leeg.

Aan elke incasso-opdracht wordt automatisch een volgnummer toegekend dat in het veld Volgnummer wordt ingevuld. U kunt dit nummer niet wijzigen.

Wanneer u alleen wilt testen of telebankieren werkt, schakel dan de optie Test in. Er wordt geen boekstuk van de incasso-opdracht aangemaakt. Bovendien wordt via het bankpakket aan uw bank doorgegeven dat het om een testbestand gaat.

Als u eerder een selectie voor een incasso-opdracht heeft samengesteld en deze selectie vervolgens alleen heeft bewaard en niet verwerkt, dan is de optie Gebruik bewaarde selectie ingeschakeld. U kunt dan met de bewaarde selectie verder gaan en de incasso-opdracht verwerken. Als het om een geheel nieuwe selectie gaat, zorg u dan voor dat deze optie is uitgeschakeld.

Tot slot kunt u nog instellen dat ook verkoopfacturen waarover een meningsverschil met de klant bestaat, met de selectie worden meegenomen door de optie Disputen ook tonen in te schakelen.

●Bepaal welke facturen u in eerste instantie voor de incasso-opdracht wilt selecteren door de velden in te vullen of te wijzigen en de gewenste opties in- of uit te schakelen, en klik vervolgens op OK.

Het venster Incasso wordt geopend waarin de facturen worden weergegeven die aan uw eerste selectie voldoen.

De lijst met de geselecteerde facturen is standaard gesorteerd op vervaldatum. Als u de lijst wilt sorteren op factuurnummer, schakel dan de optie Op factuurnummer rechtsonder de lijst in. Om de lijst weer op vervaldatum te sorteren, zorgt u ervoor dat de optie Op vervaldatum weer wordt ingeschakeld. Direct boven deze opties wordt aangegeven hoeveel facturen in de selectie zijn opgenomen.

Onder de lijst staan de gegevens van de factuur die in de lijst is geselecteerd. Indien nodig, wijzigt u per factuur het te incasseren bedrag in het veld Nu incasseren, het bankrekeningnummer in het veld Van rekeningnr en de omschrijving. Ook is het mogelijk om via de knop Wijzig debiteur gegevens van de debiteur te wijzigen. Hiermee opent u namelijk het venster Relatiebeheer (zie Relatie toevoegen). Zodra u de gegevens van de debiteur heeft gewijzigd en opgeslagen, keert u weer terug in het venster Incasso.

Wanneer in de lijst met de geselecteerde facturen meerdere facturen van een debiteur staan, kunt u ervoor kiezen om via de knop Voeg samen deze facturen samen te voegen tot één incasso. Als u deze incasso vervolgens in de lijst boven in het venster selecteert, wordt in de lijst onder in het venster getoond uit welke facturen de incasso bestaat. Ook wordt de omschrijving van beide facturen overgenomen in het veld Omschrijving. Wilt u de samenvoeging weer ongedaan maken, dan selecteert u de incasso in de lijst en klikt u op de knop Splits uit.

Als u zeker weet dat alle gegevens juist zijn, selecteert u met behulp van de muis en de toetsen Shift + Ctrl de regels in de lijst die definitief moeten worden meegenomen in de incasso-opdracht.

●Maak de definitieve selectie met behulp van de muis en de toetsen Shift + Ctrl.

Door op de knop Bereken totaal te klikken, wordt het totaalbedrag van de selectie berekend en onder de lijst getoond.

Als u de incasso-opdracht niet direct wilt verwerken maar wel de gemaakte selectie wilt bewaren, klikt u op de knop Bewaar sel. Het venster Incasso wordt dan gesloten. Wanneer u later weer start met telebankieren kunt u verder gaan met de bewaarde selectie en verwerken tot een incasso-opdracht.

Via de knop OK verwerkt u de incasso-opdracht definitief. Om de opdracht te kunnen verwerken, moeten overigens naam, vestigingsplaats en bankrekeningnummer van alle betrokken debiteuren zijn ingevuld. Wilt u de incasso-opdracht (nog) niet uitvoeren, klik dan op de knop Annuleer. Als u met een eerder bewaarde selectie werkte, wordt gevraagd of deze selectie moet worden bewaard of verwijderd.

●Klik op OK om de incasso-opdracht te verwerken.

Het exportbestand voor de incasso-opdracht wordt aangemaakt en opgeslagen op uw computer op de vastgelegde locatie en naam.

Als u de naam en locatie van het exportbestand niet bij de bankrekening heeft vastgelegd (zie Bankrekening toevoegen), wordt eerst gevraagd onder welke naam en waar het bestand moet worden opgeslagen. Verder verschijnt de melding De betalingen zijn geboekt in boekstuk [nummer] op het scherm. Aan welk dagboek dit boekstuk is toegevoegd, bepaalt u zelf bij de gegevens van de bankrekening (zie Bankrekening toevoegen). Meestal wordt het dagboek 99 Betalingen onderweg gebruikt.

De volgende boeking wordt automatisch toegevoegd:

●de grootboekrekening die aan het dagboek is gekoppeld, bijvoorbeeld 1999 Betalingen onderweg, wordt gedebiteerd met het totaalbedrag van de incasso-opdracht

●per factuur wordt een regel aangemaakt waarin de grootboekrekening 1600 Debiteuren gecrediteerd wordt met het geïncasseerde bedrag van de factuur

●Klik op OK om de melding te sluiten.

●Controleer eventueel of het bestand op de juiste locatie is opgeslagen en of de juiste boeking in het betreffende dagboek is aangemaakt.

U kunt nu het exportbestand in uw bankpakket inlezen en naar de bank versturen.