Navigation:  Telebankieren > Betaalopdracht verwerken

 

Het aanmaken en verwerken van een betaalopdracht werkt als volgt.

●Klik op de knop op de werkbalk.

●Het venster Telebankieren of Ophalen onderliggende bestanden wordt geopend.

Als er meerdere eigen rekeningen zijn vastgelegd, wordt eerst het venster Ophalen onderliggende bestanden getoond. Hierin geeft u aan met welke bankrekening u aan de slag wilt. Na selectie wordt het venster Telebankieren weergegeven waarin het nummer van de geselecteerde bankrekening boven in het venster wordt getoond.

In het venster Telebankieren maakt u een eerste selectie van de inkoopfacturen die u wilt betalen. Zo selecteert u in het veld Crediteur een crediteur als u alleen de facturen van een bepaalde crediteur wilt betalen. Laat u het veld leeg, dan worden de facturen van alle crediteuren meegenomen.

In het veld Vervaldatum is standaard de huidige datum ingevuld. Laat deze datum staan als u alleen nog te betalen facturen die op of voor deze datum zijn vervallen, voor de betaalopdracht wilt selecteren. U kunt ook een andere vervaldatum invoeren of het veld leegmaken waardoor alle nog te betalen facturen ongeacht de vervaldatum worden geselecteerd.

In het veld Verwerkingsdatum vult u de datum in waarop de betaalopdracht moet worden verwerkt. Standaard wordt de datum na de huidige datum ingevuld. Wilt u dat de betaalopdracht op een latere datum wordt verwerkt, leg hier dan een andere datum vast.

Als valuta van de facturen wordt in het Valuta de euro (EUR) standaard ingevuld. Wilt u alleen facturen betalen die in een andere valuta zijn vastgelegd, wijzig EUR dan in die andere valuta. Wilt u alle nog te betalen facturen ongeacht de valuta meenemen, maak dan het veld leeg.

Voor elke betaalopdracht die u op een dag vastlegt, wordt het nummer in het veld Volgnummer opgehoogd. Wijzig dit nummer alleen als u een fout hebt gemaakt in een betaalopdracht en deze foute betaalopdracht heeft verwijderd en nu opnieuw de betaalopdracht vastlegt.

Wanneer u alleen wilt testen of telebankieren werkt, schakel dan de optie Test in. Er wordt geen boekstuk van de betaalopdracht aangemaakt. Bovendien wordt via het telebankingpakket aan uw bank doorgegeven dat het om een testbestand gaat.

Wilt u een buitenlandse betaalopdracht aanmaken, schakel dan de optie Buitenland betalingen in. Laat anders de optie uitgeschakeld.

Als u eerder een selectie voor een betaalopdracht heeft samengesteld en deze selectie vervolgens alleen heeft bewaard en niet verwerkt, dan is de optie Gebruik bewaarde selectie ingeschakeld. U kunt dan met de bewaarde selectie verder gaan en de betaalopdracht verwerken. Ook kunt u met de bewaarde selectie verder gaan en nieuwe facturen toevoegen; schakel dan de optie Bewaarde selectie aanvullen met nieuwe facturen in. Als het om een geheel nieuwe selectie gaat, zorg u dan voor dat deze opties zijn uitgeschakeld.

Tot slot kunt u nog instellen dat ook inkoopfacturen waarover een meningsverschil bestaat met de leverancier van wie u de factuur heeft ontvangen, met de selectie worden meegenomen door de optie Disputen ook tonen in te schakelen.

●Bepaal welke facturen u in eerste instantie voor de betaalopdracht wilt selecteren door de velden in te vullen of te wijzigen en de gewenste opties in- of uit te schakelen, en klik vervolgens op OK.

Het venster Telebankieren wordt geopend waarin de facturen worden weergegeven die aan uw eerste selectie voldoen.

De lijst met de geselecteerde facturen in het venster Telebankieren is standaard gesorteerd op vervaldatum. Als u de lijst wilt sorteren op factuurnummer, schakel dan de optie Op factuurnummer rechtsonder de lijst in. Om de lijst weer op vervaldatum te sorteren, zorgt u ervoor dat de optie Op vervaldatum weer wordt ingeschakeld. Direct boven deze opties wordt aangegeven hoeveel facturen in de selectie zijn opgenomen.

Onder de lijst staan de gegevens van de factuur die in de lijst is geselecteerd. In het veld Van rekeningnr staat het nummer van de bankrekening waarvan het bedrag dat in het veld Bedrag ernaast staat, wordt afgeschreven.

Het onderdeel Nu betalen gebruikt u als een deel van het factuurbedrag naar een g-rekening moet worden overgemaakt. Voor het deel dat naar de 'gewone' bankrekeningnummer van de crediteur moet worden overgemaakt, vult u het bankrekeningnummer in het veld Op rekeningnr in en het bedrag in het veld Bedrag ernaast in. Voor het deel dat naar de g-rekening moet worden overgemaakt, vult u de gegevens in de velden Op G-rekeningnr en Bedrag in. In het veld Omschrijving kunt u nog de omschrijving van de factuur aanpassen.

Ook is het mogelijk om via de knop Wijzig cred. gegevens van de crediteur te wijzigen. Hiermee opent u namelijk het venster Relaties (zie Relatie toevoegen). Zodra u de gegevens van de crediteur heeft gewijzigd en opgeslagen, keert u weer terug in het venster Telebankieren.

Wanneer in de lijst met de geselecteerde facturen meerdere facturen van een crediteur staan, kunt u ervoor kiezen om via de knop Voeg samen deze facturen samen te voegen tot één betaling. Als u deze betaling vervolgens in de lijst boven in het venster selecteert, wordt in de lijst onder in het venster getoond uit welke facturen de betaling bestaat. Ook wordt de omschrijving van beide facturen overgenomen in het veld Omschrijving. Wilt u de samenvoeging weer ongedaan maken, dan selecteert u de betaling in de lijst en klikt u op de knop Splits uit.

Als u zeker weet dat alle gegevens juist zijn, selecteert u met behulp van de muis en de toetsen Shift + Ctrl de regels in de lijst die definitief moeten worden meegenomen in de betaalopdracht.

●Maak de definitieve selectie met behulp van de muis en de toetsen Shift + Ctrl.

Door op de knop Bereken totaal te klikken, wordt het totaalbedrag van de selectie berekend en onder de lijst getoond. Als u de betaalopdracht niet direct wilt verwerken maar wel de gemaakte selectie wilt bewaren, klikt u op de knop Bewaar sel. Het venster Telebankieren wordt dan gesloten. Wanneer u later weer start met telebankieren kunt u verder gaan met de bewaarde selectie, de selectie eventueel nog aanvullen en vervolgens verwerken tot een betaalopdracht.

Voordat u de betaalopdracht verwerkt, is het nog mogelijk overzichten af te drukken. U doet dit als volgt.

●Klik op de knop Druk af.

Het venster Afdrukken telebankieren wordt geopend.

In het venster Afdrukken telebankieren is standaard de optie Overzicht ingeschakeld. Als u hiervoor kiest, wordt het overzicht Telebank selectie aangemaakt waarin de gegevens van de betaalopdracht zijn opgenomen. Hieronder ziet u een voorbeeld.

Als u één crediteur geselecteerd heeft, kunt u in het venster Afdrukken telebankieren via de optie Bijlage voor geselecteerde crediteur een bijlage voor een crediteur samenstellen waarin het nummer, de datum en het bedrag van een factuur van de crediteur is opgenomen. Wilt u een bijlage maken voor een crediteur voor wie meerdere facturen zijn samengevoegd, dan schakelt u de optie Bijlage voor crediteuren met samengevoegde facturen in. Via de velden bij het onderdeel Teksten op bijlage voegt u handmatig een kop, subkop en voettekst aan de bijlage toe. Een voorbeeld van een dergelijke bijlage ziet u hieronder.

Via de knop OK in het venster Telebankieren verwerkt u de betaalopdracht definitief. Om de betaalopdracht te kunnen verwerken, moeten overigens naam, vestigingsplaats en bankrekeningnummer van alle betrokken crediteuren zijn ingevuld. Wilt u de betaalopdracht (nog) niet uitvoeren, klik dan op de knop Annuleer. Als u met een eerder bewaarde selectie werkte, wordt gevraagd of deze selectie moet worden bewaard of verwijderd.

●Klik op OK om de betaalopdracht te verwerken.

Het exportbestand voor de betaalopdracht wordt aangemaakt en opgeslagen op uw computer op de vastgelegde locatie en naam.

Als u de naam en locatie van het exportbestand niet bij de bankrekening heeft vastgelegd (zie Bankrekening toevoegen) wordt eerst gevraagd onder welke naam en waar het bestand moet worden opgeslagen. Verder verschijnt de melding De betalingen zijn geboekt in boekstuk [nummer] op het scherm. Aan welk dagboek dit boekstuk is toegevoegd, bepaalt u zelf bij de gegevens van de bankrekening (zie Bankrekening toevoegen). Meestal wordt het dagboek 99 Betalingen onderweg gebruikt.

De volgende boeking wordt automatisch toegevoegd:

●per factuur wordt een regel aangemaakt waarin de grootboekrekening 1600 Crediteuren gedebiteerd wordt met het betaalde bedrag van de factuur

●de grootboekrekening die aan het dagboek is gekoppeld, bijvoorbeeld 1999 Betalingen onderweg, wordt gecrediteerd met het totaalbedrag van de betaalopdracht

●Klik op OK om de melding te sluiten.

●Controleer eventueel of het bestand op de juiste locatie is opgeslagen en of de juiste boeking in het betreffende dagboek is aangemaakt.

U kunt nu het exportbestand in uw telebankingpakket inlezen en naar de bank versturen.