Reminders gebruiken |
  
|
Reminders gebruiken |
|
Met het remindersysteem beschikt u over een hulpmiddel waarmee u ervoor kunt zorgen dat u te nemen acties, geplande vergaderingen, gemaakte afspraken, periodiek terugkerende gebeurtenissen, enzovoorts niet meer vergeet. U kunt een eenmalige of terugkerende reminder ofwel een geheugensteuntje instellen voor uzelf maar ook voor een andere gebruiker.
Om met het remindersysteem te kunnen werken, moet de optie Reminders gebruiken bij de systeeminstellingen ingeschakeld zijn. U controleert dit als volgt.
●Kies het menu Archief > Systeembeheer > Systeem instellingen.
Het venster Systeem instellingen wordt geopend.
●Controleer of de optie Reminders gebruiken linksonder in het venster is ingeschakeld.
●Als de optie is uitgeschakeld, schakel de optie dan in en klik op OK.
of
Sluit het venster via de knop Annuleer als de optie al is ingeschakeld.
●Kies het menu Relatiebeheer > Reminders.
Het venster Reminder-systeem wordt geopend.
●Klik op de knop Invoer.
●Leg in het veld Reminder op de datum vast waarop de eerstvolgende teamvergadering plaatsvindt, of klik op 
achter het veld om de datum in een kalender te selecteren.
●Vul in het veld om het tijdstip in waarop de teamvergadering start, bijvoorbeeld 0930.
●Selecteer in het veld voor medewerker de medewerker voor wie u de reminder instelt.
●Voer in het veld Reden de reden van de reminder in, bijvoorbeeld Teamvergadering.
Als u de reminder eenmalig wilt instellen, schakelt u Niet in bij de optie Herhaal reminder. Wilt u de reminder terugkerend maken, schakel dan bij de optie Herhaal reminder de frequentie in waarmee de reminder moet terugkeren: Dagelijks, Wekelijks, 2-Wekelijks, Maandelijks, per Kwartaal of Jaarlijks.
●Schakel bijvoorbeeld Wekelijks bij de optie Herhaal reminder in.
Via de optie Waarschuw geeft u aan hoe ver van tevoren u herinnerd wilt worden aan bijvoorbeeld de start van een vergadering: Niet, 5 minuten tevoren, 15 minuten tevoren, 1 uur tevoren, 1 dag tevoren, 1 week tevoren of 2 weken tevoren.
●Schakel bijvoorbeeld 15 minuten te voren bij de optie Waarschuw in.
●Selecteer indien van toepassing via de optie Relatie de relatie waar de reminder betrekking op heeft.
●Selecteer zo nodig in de lijst Contactpersoon de betrokken contactpersoon.
●Klik op Bevestig om de reminder op te slaan.
De reminder wordt aan de lijst met reminders toegevoegd.
In het venster Reminder-systeem heeft u de mogelijkheid om via de knop Rapportage een overzicht van reminders aan te maken en eventueel af te drukken.
●Kies het menu Relatiebeheer > Reminders.
●Klik in het venster Reminder-systeem op de knop Rapportage.
Het venster Rapportage Reminders wordt geopend. Hier bepaalt u wat in het overzicht moet worden opgenomen en hoe het overzicht eruit moet zien.
Wat? |
Hoe? |
alleen reminders van een bepaalde medewerker |
●Selecteer een medewerker in de lijst Geef medewerker. |
alle reminders |
●Laat de lijst Geef medewerker leeg. |
op datum gesorteerde reminders |
●Schakel de optie Op datum in. |
op medewerker gesorteerde reminders |
●Schakel de optie Op medewerker in. |
per datum waarvoor een of meer reminders zijn ingesteld, op nieuwe pagina beginnen |
●Schakel de optie Per datum in. |
per medewerker voor wie een of meer reminders zijn ingesteld, op nieuwe pagina beginnen |
●Schakel de optie Per medewerker in. |
alleen reminders uit een bepaalde periode |
●Vul de begindatum van de periode in het veld van en met in en de einddatum in het veld tot en met. |
●Maak uw keuze(s) en klik op OK.
●Selecteer in het venster Afdrukken de wijze van afdrukken (zie Gegevens afdrukken), en klik op OK.
Het Reminder-overzicht wordt aangemaakt en eventueel afgedrukt.
