Pdf-bestanden e-mailen |
  
|
Pdf-bestanden e-mailen |
|
●Om vanuit het programma een e-mailbericht via uw e-mailprogramma te kunnen versturen, moet bij uw gebruikersgegevens zijn vastgelegd welk e-mailprogramma u gebruikt (zie Gebruiker toevoegen). Als uw e-mailprogramma niet wordt ondersteund, dan legt u de gegevens van uw SMTP-server vast op het tabblad Bedrijfsgegevens bij de systeeminstellingen (zie Bedrijfsgegevens instellen) en verstuurt u uw e-mailberichten direct via de SMTP-server. Verzonden e-mailberichten kunnen dan alleen niet worden bewaard.
Als u documenten, bijvoorbeeld facturen, heeft afgedrukt en daarbij Verzend als E-mail als wijze van afdrukken heeft gekozen, worden deze documenten automatisch als pdf-bestanden opgeslagen. Op het door u gewenste moment kunt u een overzicht van deze pdf-bestanden raadplegen en een of meer bestanden als bijlage bij een e-mailbericht voegen.
●Kies het menu Archief > Verzend PDF.
Het venster Verzend email met pdf-attachment wordt geopend.
Voordat u een bestand selecteert, kunt u het desgewenst altijd eerst bekijken door er simpelweg op te dubbelklikken. Het pdf-bestand wordt dan in het programma Adobe Reader geopend.
●U kunt alleen die pdf-bestanden e-mailen als in de kolom Email in de lijst een e-mailadres staat. Is dat niet het geval, leg dan eerst een e-mailadres bij de relatie en/of bij de contactpersoon van de relatie vast.
●Selecteer een of meer pdf-bestanden die u wilt e-mailen.
Via de knop <Selecteer evt. Subject en Body> kunt u standaardtekst voor e-mailberichten uit een lijst selecteren (zie Standaardteksten e-mail toevoegen).
●Klik desgewenst op de knop <Selecteer evt. Subject en Body> om een standaardtekst te selecteren.
●Dubbelklik in de lijst met standaardteksten in het venster Bijlageteksten voor email verzonden via SMTP op de gewenste standaardtekst.
De melding Onderwerp en Body zijn gekozen... verschijnt op het scherm.
●Klik op OK in de melding om door te gaan.
Hoe u verder gaat, is afhankelijk van de manier waarop u vanuit het programma e-mails verstuurt.
●Klik op de knop Verstuur selectie via Mail als uw e-mailprogramma wordt ondersteund.
De melding U wilt de geselecteerde documenten via uw mailprogramma versturen? verschijnt op het scherm.
●Klik in de melding op Ja om door te gaan.
Eerst verschijnt de melding Email wordt verstuurd... op het scherm. Daarna wordt een nieuw e-mailbericht in uw mailprogramma geopend waaraan het pdf-bestand automatisch als bijlage is toegevoegd. Als u eerder geen standaardtekst heeft geselecteerd ziet u de tekst Betreft: Factuur zowel in het vak onderwerp als in het bericht zelf staan. Heeft u wel standaardteksten voor e-mail gekozen, dan zijn deze teksten in het bericht opgenomen.
●Maak het e-mailbericht eventueel verder af en verzend het.
●Keer terug naar het programma waar de melding Wilt u de gemailde documenten verwijderen? op het scherm is verschenen.
●Klik op Ja als u het pdf-bestand dat u heeft gemaild, uit de lijst wilt verwijderen, of kies Nee als u het bestand in de lijst wilt laten staan.
of
●Klik op de knop Verstuur selectie rechtstreeks als u uw e-mailberichten direct via de SMTP-server verstuurt.
De melding U wilt de geselecteerde documenten rechtstreeks via de smtp-server verzenden? verschijnt op het scherm.
●Klik in de melding op Ja om door te gaan.
De melding Email wordt verstuurd... verschijnt op het scherm. Zodra het e-mailbericht is verzonden, verschijnt de melding Wilt u de gemailde documenten verwijderen? op het scherm.
●Klik op Ja als u het pdf-bestand dat u heeft gemaild, uit de lijst wilt verwijderen, of kies Nee als u het bestand in de lijst wilt laten staan.
Om de lijst met pdf-bestanden op te schonen, kunt u ook handmatig bestanden verwijderen. U selecteert daarvoor de te verwijderen bestanden selecteren en klikt op de knop Verwijder selectie. Wees hier wel voorzichtig mee, omdat u deze actie niet ongedaan kunt maken.