Database onderhouden |
  
|
Database onderhouden |
|
Beschadigingen van bestanden kunnen in elk programma optreden, bijvoorbeeld als de computer vastloopt of als het programma wordt beëindigd door uitval van de stroom. Om dit soort fouten op te sporen en om fouten te voorkomen, wordt u aangeraden periodiek, bijvoorbeeld maandelijks, de interne structuur van de database te controleren en zo nodig te repareren.
●Kies het menu Boekhouding Verkoop > Diversen > Database management.
Het venster Database management wordt geopend.
Standaard repareert het programma direct de fouten die worden gevonden. Wilt u niet dat dit direct gebeurt omdat u eerst wilt weten om welke fouten het gaat, schakel dan de optie Fouten direct repareren uit. Verder kunt u aangeven wat er met eventuele foutmeldingen moet gebeuren: in een overzicht weergeven en na afloop op het scherm weergeven of afdrukken, of geen van beide.
Via de lijst in het venster kunt u bepalen wat wordt gecontroleerd door de selectie van een of meer opties ongedaan te maken of juist geselecteerd te laten. In de tabel hierna wordt toegelicht welke controle per optie plaatsvindt.
Optie |
Wat wordt gecontroleerd? |
Boekstukken |
Zijn alle boekstukken aan het juiste dagboek gekoppeld? Zijn de boekstukken in evenwicht? Als u slechts een deel van de boekstukken wilt controleren selecteert u de optie Boekstukken en vult u onder in het venster in het veld Laagste waarde het laagste boekstuknummer en in het veld Hoogste waarde het hoogste boekstuknummer in. |
Boekstukregels |
Is de koppeling van de boekstukregels met de boekstukken en de grootboekrekeningen juist? |
Grootboekrekeningen |
Komen de saldi van de grootboekrekeningen overeen met de boekstukregels? Bij reparatie wordt het saldo op de grootboekrekening aangepast aan de bedragen op de boekstukregels. Als u slechts een deel van de grootboekrekeningen wilt controleren selecteert u de optie Grootboekrekeningen en vult u onder in het venster in het veld Laagste waarde het laagste grootboekrekeningnummer en in het veld Hoogste waarde het hoogste grootboekrekeningnummer in. |
Verkoopfacturen |
Is de koppeling van de verkoopfacturen met de debiteurenadministratie juist? |
Inkoopfacturen |
Is de koppeling van de inkoopfacturen met de crediteurenadministratie juist? |
Debiteuren/Crediteuren |
Komen de saldi van de debiteuren- en crediteurenadministratie overeen met de in- en verkoopfacturen? Bij reparatie wordt het saldo in de debiteuren- en crediteurenadministratie aangepast aan de bedragen op de facturen. Als u slechts een deel van de relaties wilt controleren selecteert u de optie Debiteuren/Crediteuren en vult u onder in het venster in het veld Laagste waarde het laagste relatienummer en in het veld Hoogste waarde het hoogste relatienummer in. |
Relatie grootboek-Facturen |
Komen de aanwezige facturen overeen met de aanwezige boekstukken in het verkoop- en inkoopboek? |
Relatie Verkoopfacturen-grootboek |
Komen de aanwezige boekstukken in het verkoopboek overeen met de aanwezige verkoopfacturen? |
Relatie Inkoopfacturen-grootboek |
Komen de aanwezige boekstukken in het inkoopboek overeen met de aanwezige inkoopfacturen? |
Extra indexen verkoop-facturen |
Zijn de indexen van de verkoopfacturen juist? |
●Klik op OK.
Afhankelijk van de grootte van de database de controle even duren. Per controle wordt gemeld dat de controle is uitgevoerd. Tot slot verschijnt de melding Klaar! op het scherm.
●Klik in de melding op OK om door te gaan.
Afhankelijk van uw instelling wordt al dan niet het overzicht Logboek Controle direct afgedrukt of via het venster Afdrukken op uw scherm weergegeven.
