Standaardoverzichten beheren |
  
|
Standaardoverzichten beheren |
|
●Dit deel is alleen voor gebruikers van pakketten die de rapportagemodule bevatten.
Tijdens het aanmaken van een nieuwe administratie worden automatisch diverse standaardoverzichten aangemaakt. U kunt deze opvragen via de rapportagemodule.
●Kies het menu Boekhouding > Grootboekoverzichten > Rapportagemodule.
Het venster Rapportagemodule wordt geopend.
In de lijst ziet u de al aanwezige standaardoverzichten die u via Grootboekoverzichten, Balansen kunt afdrukken (zie Balans en winst-en-verliesrekening). U kunt de instellingen van deze overzichten wijzigen en zelf nieuwe overzichten samenstellen en overzichten verwijderen.
●Klik in het venster Rapportagemodule op de knop Invoer om een nieuw overzicht te maken.
●Voer de code van het overzicht in het veld Code in en typ in het veld Omschrijving de omschrijving van het overzicht.
In het veld Aantal posities per kolom wordt standaard 12 ingevuld; dit betekent dat in elke kolom ruimte is voor 12 tekens. Als dit te veel of juist te weinig blijkt te zijn, kunt u de standaardwaarde altijd weer aanpassen.
De overige opties in het venster stelt u per kolom in. Voor elke kolom die u definieert, wordt een regel aan de lijst onder in het venster toegevoegd. Een overzicht kan maximaal twintig kolommen bevatten; er kunnen dus maximaal twintig regels aan de lijst worden toegevoegd.
●Vul bij Kolomkoppen in het veld 1e regel de titel van de kolom in, en indien gewenst in het veld 2e regel een subtitel.
Als u een overzicht wilt maken van grootboekrekeningen die bij een bepaalde kostenplaats horen, leg dan een kostenplaats in het veld Kostenplaats vast. Ook is het mogelijk een overzicht voor een andere periode dan het gehele boekjaar te maken; vul daartoe de velden Periode hoog en Periode laag in.
In het volgende deel van het venster bepaalt u wat in de kolom wordt ingevuld. In de eerste regel geeft u aan of een debetbedrag, creditbedrag of een combinatie daarvan in de kolom moet worden ingevuld:
●Debet: totaal debetmutaties
●Credit: totaal creditmutaties
●Saldo: totaal debetmutaties minus totaal creditmutaties
●Saldo debet: totaal debetmutaties minus totaal creditmutaties mits dit positief is, anders wordt er niets ingevuld
●Saldo credit: totaal creditmutaties minus totaal debetmutaties mits dit positief is, anders wordt er niets ingevuld
In de tweede regel geeft u aan of het beginsaldo, de mutaties, het eindsaldo, het budget, het budget en de mutaties, of de mutaties gedeeld door het budget (percentage) van de grootboekrekening moet(en) worden ingevuld. Het berekenen van het begin- en het eindsaldo van winst-en-verliesrekeningen gaat anders dan van balans- en liquiditeitsrekeningen. Bij winst-en-verliesrekeningen wordt het saldo vanaf het begin van het betreffende boekjaar genomen. Bij balans- en liquiditeitsrekeningen het saldo vanaf het begin van het vorige boekjaar.
In de volgende regel bepaalt u of de bedragen in euro's (EUR) of in een andere valuta (Valuta) worden weergegeven. In de vierde en vijfde regel geeft u aan wat voor soort overzicht u wilt:
●Balans: overzicht met alleen balans- en liquiditeitsrekeningen
●Liquiditeit: overzicht met alleen liquiditeitsrekeningen
●Resultaat: overzicht met alleen winst-en-verliesrekeningen
●Niet extracomptabel: overzicht zonder extra comptabele grootboekrekeningen
●Extracomptabel: overzicht met extra comptabele grootboekrekeningen
●Alles: overzicht met alle grootboekrekeningen
In de laatste regel stelt u eerst in of een totaalbedrag al dan niet onder de kolom moet worden weergegeven. Als u een debet- en een creditkolom naast elkaar in een overzicht opneemt, kunt u de opties Saldo met vorige kolom en Saldo met volgende kolom gebruiken. Bij de eerste van de twee kolommen stelt u dan Saldo met volgende kolom in en bij de tweede kolom Saldo met vorige kolom. Het resultaat is dat bij een debetsaldo het totaal onder de debetkolom wordt afgedrukt en bij een creditsaldo onder de creditkolom.
●Leg de instellingen van de kolom vast en druk op de Tab-toets.
De cursor springt naar het veld 1e regel bij Kolomkoppen waarna u de volgende kolom kunt definiëren.
●Klik op OK als u alle kolommen heeft gedefinieerd.
●Controleer of u het overzicht juist heeft gedefinieerd en alle gewenste gegevens bevat door het overzicht af te drukken, bijvoorbeeld via het menu Boekhouding > Grootboekoverzichten > Balansen. Kies in het venster Balansen het door u gemaakte overzicht en druk het af.