Offerte toevoegen |
  
|
Offerte toevoegen |
|
●Klik op de knop 
op de werkbalk.
●Klik op de knop Invoer in het venster Offertes.
U legt eerst de algemene gegevens van de offerte vast.
●Selecteer via de optie Debiteur de debiteur voor wie u een offerte wilt aanmaken.
Wanneer bij de gekozen debiteur een of meer contactpersonen zijn vastgelegd (zie Contactpersonen_bij_een_relatie_toevoegen) kunt u in de lijst Contactpersonen de betrokken contactpersoon selecteren.
●Selecteer indien mogelijk en nodig in het veld Contactpersoon een contactpersoon.
In het veld Offertenr wordt zodra u de offerte opslaat, een offertenummer ingevuld dat automatisch wordt toegekend. U kunt dit nummer niet wijzigen. Het is wel mogelijk de automatische nummering van offertes te wijzigen (zie Instellingen offertes en orders vastleggen).
In het veld Offertedatum wordt automatisch de huidige datum ingevuld. Wijzig deze datum als u een andere offertedatum wilt vastleggen.
Op basis van de offertedatum wordt de datum in het veld Datum opvolging automatisch berekend en ingevuld. Op deze datum wordt automatisch een reminder dat de offerte een bepaald aantal dagen oud is, getoond. Ook wordt de datum gebruikt in het Overzicht offertes (zie Overzichten van offertes samenstellen). De berekening van de datum bepaalt u zelf door een standaardtermijn bij de instellingen vast te leggen (zie Instellingen offertes en orders vastleggen). Desgewenst kunt u de datum weer aanpassen.
●Wijzig indien gewenst de datum in het veld Datum opvolging.
●Selecteer desgewenst via het veld Accountmanager de medewerker die voor de offerte verantwoordelijk is.
Rechtsboven in het venster wordt de status van de offerte weergegeven:
●De optie Offerte is altijd ingeschakeld als u een offerte toevoegt. Zodra u de offerte omzet in een order of de offerte annuleert (zie Offerte afhandelen), wordt deze optie automatisch uitgeschakeld.
●De optie Order wordt automatisch ingeschakeld zodra de offerte is omgezet in een verkooporder (zie Offerte afhandelen). U kunt deze optie niet handmatig inschakelen.
●Zodra de offerte is geannuleerd (zie Offerte afhandelen), wordt de status Geannuleerd ingeschakeld.
●De status Afgedrukt wordt automatisch ingeschakeld zodra de offerte is afgedrukt via de knop Print (zie Overzichten van offertes samenstellen). Wilt u niet dat dit wordt aangegeven, dan wijzigt u de offerte en schakelt u de optie weer uit.
Op het tabblad Offerte legt u aanvullende gegevens van de offerte vast. Als bij de debiteur die u eerder heeft geselecteerd, een verdeelsleutel is vastgelegd, wordt deze verdeelsleutel standaard in het veld Verdeelsleutel ingevuld. Is daar niets ingevuld, dan moet u een verdeelsleutel aan de offerte koppelen. Ook is het mogelijk een automatisch ingevulde verdeelsleutel aan te passen (zie Verdeelsleutels).
●Zorg ervoor dat in het veld Verdeelsleutel een verdeelsleutel is vastgelegd.
Het veld Valuta wordt automatisch ingevuld en kunt u niet wijzigen.
●Vul in het veld Omschrijving de algemene omschrijving van de offerte in.
Wanneer u bij de instellingen van de boekhouding een extra tekstveld voor offertes heeft vastgelegd (zie Standaardvelden vastleggen), is dit veld zichtbaar onder het veld Omschrijving. Indien van toepassing, kunt u dit veld invullen.
Als bij de debiteur een betalingsconditie is vastgelegd, wordt deze conditie standaard in het veld Betalingsconditie ingevuld. Is daar niets ingevuld, dan kunt u een betalingsconditie aan de offerte koppelen. Ook is het mogelijk een automatisch ingevulde conditie te wijzigen (zie Betalingsconditie toevoegen).
Tot slot kunt u via de optie Verzendwijze bepalen hoe de offerte moet worden verzonden, bijvoorbeeld via reguliere post of via e-mail (zie Verzendwijzen).
●Klik op het tabblad Offerteregels.
Via het tabblad Offerteregels legt u de gegevens vast van het artikel of de artikelen waarvoor u een offerte vastlegt.
●Selecteer via de optie Artikelcode het artikel waarvoor u een offerte vastlegt.
In de velden Artikelcode, Inkoopprijs, Opslag %, Prijs, BTW code en Grootboekrekening worden de gegevens ingevuld zoals die bij het artikel zijn vastgelegd.
Ook wordt in het onderste deel van het venster de voorraadpositie van het geselecteerde artikel weergegeven. U ziet achtereenvolgens het aantal artikelen dat
●nog in voorraad is
●ingekocht is maar nog niet geleverd is
●gereserveerd is voor verkooporders maar nog niet geleverd is
●beschikbaar is voor verkoop
●Vul in het veld Aantal een aantal in.
Als u meer dan 1 invult, wordt het bedrag in het veld Bedrag opnieuw berekend op basis van het ingevulde aantal.
●Vul in het veld Prijs de prijs per aantal in als deze niet al door het invullen van de verdeelsleutel of het artikel is bepaald.
Het bedrag in het veld Bedrag wordt (opnieuw) berekend op basis van de ingevulde prijs.
●Leg indien van toepassing in het veld Korting % een kortingspercentage vast.
Het bedrag in het veld Bedrag wordt opnieuw berekend.
●Leg in het veld BTW code de btw-code vast als dit niet al door het invullen van de verdeelsleutel of het artikel is bepaald.
●Vul in het veld Grootboekrekening een grootboekrekening in als dit niet al door het invullen van het artikel is bepaald.
●Druk op de Tab-toets.
Er wordt een offerteregel toegevoegd aan de lijst.
●Ga door totdat u alle benodigde offerteregels heeft vastgelegd.
In de velden rechtsonder in het venster verschijnen respectievelijk het totaalbedrag van de offerte exclusief en inclusief btw, de inkoopprijs en de winstmarge (absoluut en procentueel).
Wanneer u een extra offerteregel op een bepaalde plek in de lijst met offerteregels wilt toevoegen, selecteert u de regel waarboven u de extra regel wilt toevoegen. Vervolgens klikt u op de knop Extra regel waardoor de extra offerteregel op de juiste positie wordt toegevoegd.
●Klik op OK om de offerte definitief op te slaan.
●Klik in het venster Offertes op het tabblad Historie.
Op het tabblad Historie kunt u de historie raadplegen van de offertes voor de debiteur die boven in het venster is vastgelegd. Regels met offertes die verwerkt zijn, worden groen weergegeven. Regels met geannuleerde offertes zijn rood en regels met offertes die nog onderhanden zijn, worden zonder kleur weergegeven. Onder de lijst in het veld Totalen wordt het totaalbedrag weergegeven van de offertes die in de lijst staan.
Als u details van een offerte wilt inzien, hoeft u alleen maar te dubbelklikken op de gewenste regel waarna de gegevens van de offerte op het tabblad Offerteregels worden getoond.
●Klik in het venster Offertes op het tabblad Extra.
De gegevens die u op dit tabblad toevoegt, worden verder niet in het programma gebruikt. Uitzondering is de optie Scoringskans waar u de kans dat de offerte wordt goedgekeurd in de vorm van een percentage kunt vastleggen. Dit percentage wordt weergegeven op het overzicht van offertes. De overige opties kunt u naar eigen inzicht invullen.
●Sla de gegevens van de offerte op.
●Klik op de knop Wijzig.
●Klik op het tabblad Tekstveld.
Via dit tabblad kunt u een begeleidend document aan de offerte toevoegen met behulp van een interne sjabloon die u in de lijst boven aan het tabblad kunt selecteren. Als de lijst leeg is of de benodigde sjabloon er niet in staat, kunt zelf een sjabloon voor een brief, fax of ander document maken die u vervolgens in deze lijst kunt selecteren (zie verder Interne sjablonen samenstellen).
●Selecteer in de lijst een sjabloon voor het begeleidende document.
Het document wordt gegenereerd en op het tabblad op weergegeven.
●Controleer de tekst, en pas deze zo nodig aan.
Via de balk Bewerk tekst opent u het document in de tekstverwerker. U kunt ook daar de tekst aanpassen en desgewenst de opmaak wijzigen.
●Klik op de balk Bewerk tekst.
Het venster Tekstbewerking wordt geopend waarin het document in de tekstverwerker wordt weergegeven. Hieronder ziet u een voorbeeld daarvan.
Met behulp van de liniaal en de werkbalk (zie Werkbalk tekstverwerker) kunt u de opmaak van de tekst aanpassen.
●Pas indien nodig de tekst aan.
●Klik op Klaar als u tevreden bent.
Het venster Offertes wordt weer getoond en u ziet de (aangepaste) tekst op het tabblad.
●Klik op OK om het document aan de offerte toe te voegen.
Wanneer u de offerte afdrukt kunt u ervoor kiezen om het begeleidende document dat u zojuist heeft toegevoegd, al dan niet ook af te drukken (zie verder Overzichten van offertes samenstellen).