Verkoop- en inkoopfacturen importeren |
  
|
Verkoop- en inkoopfacturen importeren |
|
●Binnen het externe factureersysteem moet alle relevante informatie aanwezig zijn die nodig is voor de verwerking van de boekstukken in het programma van Informer. Bovendien moet u er rekening mee houden dat de grootboekrekeningen die u in het factureersysteem gebruikt, al in het grootboekrekeningschema van het programma van Informer aanwezig moeten zijn.
Voor het importeren van facturen zijn twee manieren beschikbaar die desgewenst door elkaar kunnen worden gebruikt.
Bij de eerste manier wordt per factuur één regel die met tab is gescheiden en met Enter (of Return) is afgesloten, aangeboden. Dat wil zeggen dat van elke factuur één keer de algemene factuurgegevens en de boekstukinformatie worden geëxporteerd. Direct daarna volgen de gegevens per factuurregel waarbij de omzet- en de btw-gegevens zijn gescheiden. De gegevens per factuurregel worden zowel voor omzet- als voor btw-regels gebruikt. Voor iedere omzetregel worden drie velden geëxporteerd; voor alle btw-regels samen in dezelfde btw-groep worden ook drie velden geëxporteerd. Er worden dus maximaal zes velden die met btw te maken hebben (drie voor het hoge en drie voor het lage btw-tarief), per factuur geëxporteerd.
Bij de tweede manier wordt per factuurregel één regel die met tab is gescheiden en met Enter (of Return) is afgesloten, aangeboden. In alle regels worden telkens de algemene factuurgegevens opgenomen. Dit geldt niet voor de boekstukinformatie; die wordt alleen in de eerste regel opgenomen. De gegevens per factuurregel worden zowel voor omzet- als voor btw-regels gebruikt. Voor iedere omzetregel worden drie velden geëxporteerd; voor alle btw-regels samen in dezelfde btw-groep worden ook drie velden geëxporteerd. Er worden dus maximaal zes velden die met btw te maken hebben (drie voor het hoge en drie voor het lage btw-tarief), per factuur geëxporteerd.
In Importfactuurregels vindt u een matrix met informatie over de te importeren velden. Hierna volgt een toelichting bij het importeren van facturen.
●Maak in het andere factureersysteem een door tabs gescheiden exportbestand aan met de facturen die u wilt importeren.
●Kies het menu Boekhouding > Import/Export > Import verkoopfacturen of Import inkoopfacturen.
Het venster Select import file wordt geopend waarin u het bestand dat de te importeren gegevens bevat, kunt opzoeken en selecteren.
●Selecteer het gewenste bestand en klik op OK.
De melding Wilt u verkoopfacturen importeren uit [pad en naam importbestand] of Wilt u inkoopfacturen importeren uit [pad en naam importbestand] verschijnt op het scherm.
●Klik in de melding op Ja om door te gaan.
De melding Heeft u een backup gemaakt? verschijnt op het scherm.
Als u geen back-up heeft gemaakt maar dat wel eerst wilt doen, klik dan in de melding op Nee. Het importproces wordt dan afgebroken. Nadat u een back-up heeft gemaakt (zie Back-up maken) begint u opnieuw met importeren.
●Klik in de melding op Ja als u al een back-up heeft gemaakt of als u geen back-up wilt maken.
De gegevens worden geïmporteerd. Als het te importeren bestand groot is, kan dat even duren. Zodra het importeren voltooid is, wordt het venster Afdrukken geopend.
●Selecteer de wijze van afdrukken (zie Gegevens afdrukken), en klik op OK.
Het overzicht Logboek import verkoopfacturen of Logboek import inkoopfacturen wordt aangemaakt en eventueel afgedrukt.
●Controleer het overzicht op eventuele foutmeldingen.
●Geïmporteerde facturen kunt u via de module Facturatie niet afdrukken.